Tietotekniikan perusteet

Tiedonhallinta: Access harjoitukset

Tutustu tiedonhallinnan periaatteisiin luentomonisteen tai alan oppikirjan avulla.

Harjoitus 1: Ohjattu tietokannan luominen

KURSSIT taulu: luo ensimmäinen taulu ja syötä tiedot

1. Käynnistä MS Access ja avaa uusi tietokanta (Create New Database, Blank database) ja tallenna se muistitikullesi tai D:lle nimellä KOULUTUS.
   Tables -näytössä valitse New ja Design view. Syötä ensin tietokenttien nimet allekkain: Koodi, Kurssin nimi, Kouluttaja, Tapa, Kesto.

   Seuraavaksi valitset tietokentille tyypin:

   Kurssikoodi Number, Integer, ja kohtaan Indexed Yes (no duplicates). Klikkaa Koodin vasemmalla olevaa saraketta hiiren oikealla näppäimellä ja valitse siihen avain eli tee siitä tietueen identifiointisarake.
   Kurssin nimi Text
   Kouluttaja Lookup Wizard (I will type in the values that I want), syötä nimet Reino, Markku, Liisa, muu, valitse Next, Next, Finish
   Tapa Text
   Kesto Number (tunteja)

   Kun taulu on valmis, sulje Design-tila ja tallenna taulu nimellä Kurssit. Avaa taulu Open ja syötä siihen alla olevat tiedot.

Kokeile muutaman kyselyn tekemistä: Valitse Queries, New Query ja Simple Query Wizard. Valitse kentiksi kouluttaja ja kurssin nimi. Hyväksy kysely. Tuloksena olevassa taulukossa siirrä osoitin Liisan kohdalle ja valitse valikosta Records, Filter, Filter by selection. Ja lopuksi Remove Filter.

Sulje kysely ja avaa se uudelleen Design tilassa. Lisää kenttiin kesto ja syötä siihen ehto (Criteria) >40, jolloin saat esiin vain pitkät kurssit.

Opiskelijat - taulu

Luo samalla tavalla toinen taulu, jonka nimeät Opiskelijat.
Sen kentiksi tulevat

OpiskelijaID number-tyyppiä, tee tästä avainkettä.

Nimi text
Luokka text

Syötä sitten joitakin opiskelijoita.

Osallistumiset - taulu

Luo samalla tavalla kolmas taulu, jonka nimeät Osallistumiset.
Ensimmäiseksi kentäksi

RekID tulee tyyppiä Autonumber- tietueen numero. Tee tästä avainkettä.
OpiskelijaID number-tyyppiä
Kurssikoodi Number
Aloituspvm Date, alareunan lomakkeeseen kirjoita kohtaan Validation Rule >=#1.12.2008#, Default Value=DateValue(Now()) ja Validation text: Aloituspäivän on oltava väh. 1.12.2008

Suorituspvm Date

Sulje tämän jälkeen taulu. Valitse valikosta Tools, Relationships ja Add-käskyllä valitset kaikki taulut käsittelyyn. Yhdistä taulut toisiinsa: Hiirellä osoitat Opiskelija-taulun OpiskelijaID-koodia ja vedät yhteyden Osallistumiset taulun kohtaan OpiskelijaID. Tästä pitäisi syntyä moni-yhteen-suhde. Sitten yhdistät kurssikoodin osallistumiset-taulusta kurssitaulun kurssioodiin.

Kokeile nyt tietojen syöttämistä: avaa Osallistumiset-taulu ja syötä tietoja. Kokeile, kelpaavatko väärin määritellyt tiedot, esim. viime vuoden aloituspvm.

Lopuksi tee syöttölomake Forms, New, valitse tauluksi Osallistujat, ja Autoform-tyyppi. Katso, miltä lomake näyttää. Voit kokeilla eri vaihtoehtoja, ja tietojen syöttämistä niiden kautta.

Harjoitus 2: Tutustumista tietokantasovellukseen

Tutustuminen Northwind -tietokantaan, joka on Accessissa valmiina esimerkkinä. Etsi C:-levyltä win/office/office11/Samples kansio ja kopioi se itsellesi My documents-kansioon. Avaa Northwind tietokanta.

Ensimmäiseksi tutki taulukkoa, jossa näkyvät yrityksen työntekijät. Tables, Employees, Open

1) Aakkosellinen lajittelu: Napsauta Last name -otsikkoa, Records Sort Ascending
Lajittelu kahdella kriteerillä, sekä etu- että sukunimi: napsauta Last Name, pidä Vaihto-näppäin alhaalla ja napsauta First name, sen jälkeen taas Sort Ascending

2) Haku: Valitaan vain yksi työntekijäryhmä, Sales representatives: valitse taulukosta ensimmäinen ryhmään kuuluva hiirellä, ja sen jälkeen anna komento Record Filter by selection. Takaisin täydelliseen listaukseen: Remove filter. Sulje tauluikkuna lopuksi.

3) Tutustu syöttölomakkeeseen: Forms, Employees. Kokeile uuden työntekijän lisääminen: napsauta *-kenttää alareunan valintanauhasta, ja lisää tietoja. Lopuksi sulje lomake.

4) Tee uusi lomake: Form, New, Form Wizard

5) Katso Reports- tauluja

6) Tutki taulukoiden liittymistä toisiinsa: Tools, Relationships

Harjoitus 3: Oma tietokanta (valinnainen)

Luo yksinkertainen tietokanta

Valitse aiheeksi joko äänilevyt tai kirjat. Tee yksi tietokanta, johon luot kaksi tai kolme taulukkoa. Joko siten, että taulukot ovat

1. a) äänilevyt, joista syötetään 4-5 erilaista tietoa kuten tietueen tunnus (ID), levyn nimi, laulaja/yhtye, ilmestymisvuosi, etc., ja
   b) toinen taulu, johon tulee laulaja/yhtye- tiedot kuten nimi, kotimaa, ikä. Suunnittele taulukot niin, että laulajatietoa voidaan käyttää äänilevytaulukon yhtenä kenttänä, linkitys esim. laulajan tietuenumeron mukaan
2. a) kirjat, joista syötetään 4-5 erilaista tietoa kuten tietueen tunnus (ID), kirjan nimi, kirjailija, ilmestymisvuosi, etc. ja
   b) toinen taulu, johon tulee kirjailijatiedot kuten nimi, kotimaa, ikä. Suunnittele taulukot niin, että kirjailijatietoa voidaan käyttää teostaulukon yhtenä kenttänä, linkitys esim. kirjailijan tietuenumeron mukaan

Suunnittele ensin taulurakenne. Sitten toteutat sen joko kuten ensimmäisessä harjoituksessa (suosittelen) tai käytät avustustoimintoa. Taulukon luomisen vaiheet avustustoiminnolla:

1. Avaa tyhjä tietokanta. (Open a Blank database.) Anna tietokannalle nimi.
2. Siirry Tables-ikkunaan valitsemalla Tables tab, näpäytä New , ja valitse menetelmäksi Table wizard.
3. Access ehdottaa valmiiksi määriteltyjä tietokantoja (Sample tables) ja kenttiä. Valitse ryhmä Personal ja sieltä valintasi mukaan Recordings, Artists, Books, Authors.
4. Sample fields ehdottaa valmiita kenttiä. Kentän ollessa valittuna, näpäytä nuolta oikealle, jolloin se lisätään kenttien luetteloon.
5. Kun kentät on valittu, paina Next ja anna taulukollesi nimi.
6. Paina lopuksi Finish.
7. Näet nyt uuden taulukkosi. Tarkasta, oletko tyytyväinen. Kun haluat palata Database-ikkunaan, sulje taulukko yläkulmasta.

Luo ensin taulukot, ja mieti, miten yhdistät ne toisiinsa (Tools Relationships). Huomaa, että niissä tarvitaan yksi samanlainen kenttä, jotta yhdistäminen onnistuisi. Ennen kuin jatkat, tarkasta myös taulukoiden kenttien ominaisuudet Table Design-näytöstä. Voit kokeilla eri vaihtoehtoja löytääksesi järkevimmän.

Kun olet suunnitellut taulukot, tee ainakin toiselle syöttölomake Form.

Syötä tietokantaan ainakin 10+6 tietuetta. Laadi kysely Query tai raportti Report, joka yhdistää useamman taulukon tietoja.

Lomakkeen luomisen vaiheet:

1. Database-ikkunasta valitaan Forms tab, jonka jälkeen painetaan New.

2. Esiin tulee New Form dialogi, josta valitaan Form Wizard.

3. Näpäytä dialogin alareunassa olevan tyhjän tekstikentän vieressä olevaa nuolta alaspäin, ja valitse taulukko. Paina Next jatkaaksesi.

4. Seuraavaksi Form Wizard kysyy, mitkä taulukon kentät esiintyvät lomakkeessa.Valitse kaikki ja paina lopuksi Next.

5. Valitse lomakkeen muotoilu. Paina Next jatkaaksesi.

6. Valitse lomakkeen ulkoasu. Kokeile eri vaihtoehtoja.

7. Lopuksi paina Finish tallentaaksesi lomake ja samalla saat lomakkeen näkyviin.

Päivittänyt: Jaana Holvikivi Muutettu 4.12.2008