Evtek N141 Tietojenkäsittelyn perusteet

| KOTISIVU |  KURSSIKUVAUS | OHJELMA |

Tiedonhallinta: relaatiotietokannat

Tiedon esitys hierarkiana

Tietokantamalleja on useita, joista tässä tutustumme relaatiomalliin.

Relaatiotietokanta koostuu joukosta loogisesti yhteenkuuluvia taulukkoja, joissa on rivit ja sarakkeet kuten taulukkolaskennan tauluissa. Jokaisessa taulukossa on ainakin yksi avainkenttä, jonka perusteella tietueita voi lajitella, yhdistää ja valikoida. Tyypillinen avainkenttä on henkilötunnus, joka on jokaiselle henkilölle eri. Kaksi taulua liittyy toisiinsa yhden yhteisen kentän – toisen taulukon avainkentän – avulla. Linkitettyjen taulujen avulla tietokannan tietoja voidaan yhdistää ja lajitella monin eri tavoin. Se mahdollistaa tietosisällön oikeellisuuden tarkistamisen (tieto esiintyy vain yhdessä paikassa) ja estää tiedon moninkertaisen syötön.

Objektityypit, joita Access käyttää:

Tables (taulukot)

Queries (kyselyt): Kysely voi kohdistua yhteen tai useampaan taulukkoon. Kysely poimii tietokannasta valitut kriteerit täyttävät tietueet ja näyttää ne käyttäjän määrittelemällä tavalla. Kyselyt tallentuvat SQL-standardin mukaisina, ja ovat siten siirrettävissä järjestelmästä toiseen.
SQL= Structured Query Language.

Forms (lomakkeet): Tiedon syöttämistä helpottamaan, näyttävät tavallisesti yhden tietueen kerrallaan.

Reports (raporttitulosteet)

Macros (makro-ohjelmat)

Modules (modulit): Sisältävät aliohjelmia tai kaavoja, jotka on kirjoitettu käyttäen Visual Basic for Applications (VBA) -ohjelmointikieltä.

Tutustuminen Accessin mukana tulevaan Northwind- esimerkkitietokantaan ja toinen lämmittelyharjoitus.

Luo yksinkertainen tietokanta

Valitse aiheeksi joko äänilevyt tai kirjat. Tee yksi tietokanta, johon luot kaksi taulukkoa. Joko siten, että taulukot ovat

  1. a) äänilevyt, joista syötetään 4-5 erilaista tietoa kuten tietueen tunnus (ID), levyn nimi, laulaja/yhtye, ilmestymisvuosi, etc., ja
    b) toinen taulu, johon tulee laulaja/yhtye- tiedot kuten nimi, kotimaa, ikä. Suunnittele taulukot niin, että laulajatietoa voidaan käyttää äänilevytaulukon yhtenä kenttänä, linkitys esim. nimen tai laulajan tietuenumeron mukaan
  2. a) kirjat, joista syötetään 4-5 erilaista tietoa kuten tietueen tunnus (ID), kirjan nimi, kirjailija, ilmestymisvuosi, etc. ja
    b) toinen taulu, johon tulee kirjailijatiedot kuten nimi, kotimaa, ikä. Suunnittele taulukot niin, että kirjailijatietoa voidaan käyttää teostaulukon yhtenä kenttänä, linkitys esim. nimen tai kirjailijan tietuenumeron mukaan

Taulukon luomisen vaiheet:

  1. Avaa tyhjä tietokanta. (Open a Blank database.) Anna tietokannalle nimi.
  2. Siirry Tables-ikkunaan valitsemalla Tables tab, näpäytä New , ja valitse menetelmäksi Table wizard.
  3. Access ehdottaa valmiiksi määriteltyjä tietokantoja (Sample tables) ja kenttiä. Valitse ryhmä Personal ja sieltä valintasi mukaan Recordings, Artists, Books, Authors.
  4. Sample fields ehdottaa valmiita kenttiä. Kentän ollessa valittuna, näpäytä nuolta oikealle, jolloin se lisätään kenttien luetteloon.
  5. Kun kentät on valittu, paina Next ja anna taulukollesi nimi.
  6. Paina lopuksi Finish.
  7. Näet nyt uuden taulukkosi. Tarkasta, oletko tyytyväinen. Kun haluat palata Database-ikkunaan, sulje taulukko yläkulmasta.

Luo ensin molemmat taulukot, ja mieti, miten yhdistät ne toisiinsa (Tools Relationships). Huomaa, että niissä tarvitaan yksi samanlainen kenttä, jotta yhdistäminen onnistuisi. Ennen kuin jatkat, tarkasta myös taulukoiden kenttien ominaisuudet Table Design-näytöstä. Voit kokeilla eri vaihtoehtoja löytääksesi järkevimmän.

Kun olet suunnitellut molemmat taulukot, tee ainakin toiselle syöttölomake Form.

Syötä tietokantaan ainakin 10+6 tietuetta. Laadi kysely Query tai raportti Report, joka yhdistää kahden taulukon tietoja.

Lomakkeen luomisen vaiheet:

1. Database-ikkunasta valitaan Forms tab, jonka jälkeen painetaan New.

2. Esiin tulee New Form dialogi, josta valitaan Form Wizard.

3. Näpäytä dialogin alareunassa olevan tyhjän tekstikentän vieressä olevaa nuolta alaspäin, ja valitse taulukko. Paina Next jatkaaksesi.

4. Seuraavaksi Form Wizard kysyy, mitkä taulukon kentät esiintyvät lomakkeessa.Valitse kaikki ja paina lopuksi Next.

5. Valitse lomakkeen muotoilu. Paina Next jatkaaksesi.

6. Valitse lomakkeen ulkoasu. Kokeile eri vaihtoehtoja.

7. Lopuksi paina Finish tallentaaksesi lomake ja samalla saat lomakkeen näkyviin.

Access data types (tietotyypit)

Text Aakkosnumeerista tietoa, pituus 50 merkkiä.
Memo Aakkosnumeerista tietoa, ei pituusrajoitusta.
Number Kokonaisluku tai desimaaliluku
Date/ Time Päiväys tai kellonaika, erilaisia esitysmuotoja
Currency Rahasumma. Luku, jossa kaksi desimaalia.
AutoNumber Kokonaisluku, joka kasvaa automaattisesti; tietueen numero.
Yes/ No Looginen operaattori. True/False, On/Off, Yes/No
OLE Object Objekti, yleensä tiedosto, joka sisältää esim. kuvan tai ääntä.
Hyperlink Viittaus ulkoiseen dokumenttiin. Valittaessa linkki dokumentti automaattisesti avautuu uuteen ikkunaan.

| KOTISIVU |  KURSSIKUVAUS | OHJELMA |

 Päivittänyt: Jaana Holvikivi
Muutettu: 9.2.2000